Quy trình nghiệm thu và bàn giao website

Một dự án website hiệu quả cần có phạm vi công việc rõ ràng, đầu mối trao đổi thống nhất và tiêu chí nghiệm thu cụ thể. Web Số áp dụng quy trình dưới đây để khách hàng dễ theo dõi từng giai đoạn, kiểm soát tiến độ và hiểu rõ những tài sản được bàn giao sau khi dự án hoàn thành.

1. Mục đích

Quy trình này giúp Web Số và khách hàng thống nhất phạm vi công việc, đầu mối trao đổi, thời gian phản hồi, tiêu chí nghiệm thu và tài sản được bàn giao, từ đó hạn chế phát sinh và bảo đảm tiến độ dự án.

2. Quy trình triển khai

Bước 1. Tiếp nhận và phân tích yêu cầu

Web Số tiếp nhận thông tin về lĩnh vực hoạt động, mục tiêu website, số lượng trang, tính năng, giao diện tham khảo, nội dung, tên miền, Hosting và các tích hợp cần thiết.

Bước 2. Báo giá và xác nhận phạm vi

Web Số gửi báo giá hoặc hợp đồng thể hiện các hạng mục chính, thời gian dự kiến, chi phí, tiến độ thanh toán, số phương án thiết kế, số lần chỉnh sửa và sản phẩm bàn giao.

Các yêu cầu không được liệt kê trong báo giá, hợp đồng hoặc phụ lục được xem là ngoài phạm vi và có thể được báo giá bổ sung.

Bước 3. Ký kết và thanh toán đợt đầu

Dự án được xếp lịch triển khai sau khi hai bên xác nhận báo giá/hợp đồng và Web Số nhận đủ khoản thanh toán đợt đầu cùng các thông tin cần thiết.

Bước 4. Khách hàng cung cấp dữ liệu

Khách hàng cung cấp logo, bộ nhận diện, thông tin doanh nghiệp, bài viết, hình ảnh, sản phẩm, thông tin liên hệ, tài khoản cần tích hợp và tài liệu pháp lý liên quan.

Khách hàng chịu trách nhiệm về tính chính xác, quyền sử dụng và tính hợp pháp của nội dung cung cấp.

Bước 5. Thiết kế và duyệt giao diện

Web Số xây dựng phương án giao diện theo phạm vi đã thống nhất và gửi khách hàng duyệt. Khách hàng cần tổng hợp phản hồi thành một danh sách rõ ràng qua đầu mối được chỉ định.

Số phương án và số vòng chỉnh sửa áp dụng theo từng gói dịch vụ hoặc hợp đồng. Thay đổi toàn bộ định hướng sau khi đã duyệt giao diện có thể được xem là hạng mục phát sinh.

Bước 6. Lập trình và tích hợp chức năng

Sau khi giao diện được duyệt và khoản thanh toán tương ứng được hoàn tất, Web Số tiến hành lập trình, cấu hình cơ sở dữ liệu và tích hợp các chức năng trong phạm vi dự án.

Bước 7. Kiểm thử

Web Số kiểm tra các chức năng chính, khả năng hiển thị trên thiết bị phổ biến, liên kết, biểu mẫu, tài khoản quản trị và những yêu cầu kỹ thuật đã được xác nhận.

Bước 8. Khách hàng nghiệm thu

Web Số cung cấp đường dẫn thử nghiệm để khách hàng kiểm tra. Khách hàng tổng hợp lỗi hoặc điểm chưa phù hợp với phạm vi đã duyệt để Web Số xử lý.

Bước 9. Thanh toán và bàn giao

Sau khi hoàn tất nghiệm thu và khách hàng thanh toán đủ, Web Số đưa website lên tên miền chính thức hoặc bàn giao theo phương án đã thống nhất.

Bước 10. Hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ sau bàn giao

Web Số cung cấp hướng dẫn quản trị ở hình thức phù hợp và tiếp nhận hỗ trợ theo Chính sách bảo hành, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật.

3. Trách nhiệm phản hồi

1. Mỗi bên chỉ định tối thiểu một đầu mối có thẩm quyền xác nhận nội dung và nghiệm thu.

2. Khách hàng nên phản hồi trong vòng 03 ngày làm việc sau khi nhận giao diện, bản thử nghiệm hoặc yêu cầu xác nhận.

3. Phản hồi rời rạc từ nhiều người có thể làm phát sinh sai lệch. Web Số được quyền yêu cầu đầu mối khách hàng tổng hợp thành một bản thống nhất.

4. Thời gian chờ khách hàng phản hồi, cung cấp nội dung hoặc thanh toán không được tính vào tiến độ thực hiện của Web Số.

4. Điều chỉnh và phát sinh

Một yêu cầu được xem là phát sinh khi thuộc một trong các trường hợp:

• Bổ sung trang, tính năng, ngôn ngữ hoặc tích hợp chưa có trong phạm vi ban đầu;

• Thay đổi cấu trúc, định hướng giao diện hoặc quy trình nghiệp vụ sau khi đã duyệt;

• Yêu cầu nhập thêm nội dung vượt số lượng của gói dịch vụ;

• Yêu cầu làm lại do khách hàng thay đổi thương hiệu, sản phẩm hoặc người duyệt;

• Tích hợp với hệ thống bên thứ ba có API, giấy phép hoặc chi phí chưa được dự kiến.

Web Số sẽ thông báo ảnh hưởng đến chi phí và tiến độ để khách hàng xác nhận trước khi thực hiện.

5. Tiêu chí nghiệm thu

Website đủ điều kiện nghiệm thu khi:

1. Các trang và chức năng trong phạm vi đã thống nhất đã được triển khai;

2. Nội dung mẫu hoặc nội dung thuộc số lượng được hỗ trợ đã được cập nhật;

3. Website hiển thị và hoạt động trên các trình duyệt, thiết bị phổ biến tại thời điểm triển khai;

4. Các lỗi nghiêm trọng ngăn cản chức năng chính đã được xử lý;

5. Tài khoản quản trị có thể đăng nhập và thực hiện các thao tác được hướng dẫn;

6. Các yêu cầu ngoài phạm vi đã được tách thành hạng mục bổ sung hoặc kế hoạch giai đoạn sau.

Sai khác nhỏ về màu sắc giữa các màn hình, khác biệt do phiên bản trình duyệt, thiết bị cũ, nội dung bên thứ ba hoặc giới hạn của nền tảng không mặc nhiên được xem là lỗi từ chối nghiệm thu nếu website vẫn đáp ứng phạm vi chính.

6. Hồ sơ và tài sản bàn giao

Tùy gói dịch vụ và hợp đồng, nội dung bàn giao có thể bao gồm:

• Website hoạt động trên tên miền chính thức;

• Tài khoản quản trị website;

• Thông tin quản lý Domain và Hosting thuộc quyền khách hàng;

• Mã nguồn website và cơ sở dữ liệu nếu gói dịch vụ có cam kết bàn giao;

• Tài liệu hoặc video hướng dẫn quản trị;

• Danh sách tích hợp, tài khoản và giấy phép liên quan;

• Biên bản nghiệm thu/bàn giao hoặc xác nhận điện tử.

Mật khẩu và dữ liệu truy cập cần được gửi qua kênh phù hợp. Sau khi nhận bàn giao, khách hàng nên đổi mật khẩu và quản lý quyền truy cập nội bộ.

7. Quyền sở hữu và quyền sử dụng

1. Sau khi khách hàng hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ thanh toán, quyền sử dụng sản phẩm và các tài sản được bàn giao được xác định theo hợp đồng/gói dịch vụ.

2. Nội dung, logo, hình ảnh và dữ liệu do khách hàng cung cấp thuộc trách nhiệm và quyền sử dụng của khách hàng.

3. Thư viện mã nguồn mở, phần mềm, font chữ, hình ảnh, API, plugin hoặc dịch vụ bên thứ ba tiếp tục chịu điều khoản cấp phép của chủ sở hữu tương ứng.

4. Công cụ nội bộ, thành phần dùng chung, nền tảng hoặc module có trước dự án của Web Số không mặc nhiên trở thành tài sản độc quyền của khách hàng, trừ khi hợp đồng có quy định khác.

5. Web Số chỉ sử dụng tên và hình ảnh dự án trong hồ sơ năng lực khi được phép theo hợp đồng hoặc có sự đồng ý của khách hàng.

8. Bàn giao khi khách hàng sử dụng nhà cung cấp khác

Khi khách hàng yêu cầu chuyển website sang đơn vị khác, Web Số hỗ trợ cung cấp dữ liệu thuộc phạm vi bàn giao sau khi khách hàng:

• Hoàn tất các nghĩa vụ thanh toán;

• Xác nhận người nhận và phạm vi dữ liệu;

• Thanh toán phí sao lưu, đóng gói, di chuyển hoặc hỗ trợ kỹ thuật nếu công việc này không nằm trong gói dịch vụ;

• Tự chịu trách nhiệm về môi trường mới và các thay đổi do bên thứ ba thực hiện sau bàn giao.

9. Liên hệ triển khai và bàn giao

Khách hàng cần tư vấn về tiến độ, nghiệm thu hoặc bàn giao website vui lòng liên hệ nhân viên phụ trách dự án, hotline 0919 899 357, điện thoại (028) 36 36 1080 hoặc email info@webso.vn.