Chính Sách Bảo Mật Và Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân Web Số

Web Số tôn trọng quyền riêng tư và xử lý dữ liệu cá nhân theo mục đích rõ ràng, phạm vi cần thiết và quy định pháp luật Việt Nam. Chính sách này áp dụng cho người truy cập webso.vn, khách hàng, người liên hệ, đối tác và người sử dụng dịch vụ của Web Số.

1. Vai trò xử lý dữ liệu

Tùy hoạt động, Web Số có thể là bên quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu, bên xử lý dữ liệu theo yêu cầu khách hàng hoặc đồng thời thực hiện các vai trò theo pháp luật.

Đối với dữ liệu nằm trên website/Hosting của khách hàng, khách hàng thường quyết định mục đích sử dụng; Web Số chỉ truy cập trong phạm vi cần thiết để cung cấp, bảo trì hoặc hỗ trợ dịch vụ.

2. Dữ liệu có thể được thu thập

Web Số có thể thu thập:

• Họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ;

• Tên doanh nghiệp, mã số thuế, chức vụ và người đại diện;

• Thông tin hợp đồng, đơn hàng, thanh toán và hóa đơn;

• Nội dung tư vấn, yêu cầu hỗ trợ và lịch sử trao đổi;

• Tên miền, địa chỉ IP, nhật ký truy cập, thiết bị và trình duyệt;

• Tài khoản kỹ thuật do khách hàng chủ động cung cấp để xử lý dịch vụ;

• Cookie và dữ liệu đo lường khi người dùng sử dụng website;

• Thông tin khác mà người dùng tự nguyện cung cấp.

Web Số không yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã OTP hoặc dữ liệu không cần thiết cho dịch vụ.

3. Nguồn thu thập

Dữ liệu được thu thập khi người dùng điền biểu mẫu, gọi điện, nhắn Zalo, gửi email, ký hợp đồng, thanh toán, sử dụng dịch vụ, gửi yêu cầu hỗ trợ hoặc tương tác với website và kênh chính thức của Web Số.

Thông tin cũng có thể được nhận hợp pháp từ người đại diện, đối tác giới thiệu, nhà cung cấp thanh toán, nhà đăng ký tên miền hoặc nguồn công khai liên quan đến giao dịch.

4. Mục đích xử lý

Web Số xử lý dữ liệu để:

• Tư vấn, báo giá và ký kết hợp đồng;

• Đăng ký Domain, Hosting, Email và dịch vụ kỹ thuật;

• Triển khai, bàn giao, bảo hành và hỗ trợ;

• Xác minh danh tính và quyền yêu cầu;

• Thanh toán, đối soát, xuất hóa đơn và quản lý công nợ;

• Bảo mật, phòng chống gian lận, điều tra sự cố;

• Cải thiện website, chất lượng dịch vụ và trải nghiệm;

• Gửi thông báo vận hành, gia hạn hoặc thông tin khách hàng đã đồng ý nhận;

• Tuân thủ nghĩa vụ pháp luật và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

5. Căn cứ và sự đồng ý

Web Số xử lý dữ liệu trên cơ sở sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu, việc thực hiện hợp đồng, nghĩa vụ pháp lý, bảo vệ quyền lợi hợp pháp hoặc căn cứ khác được pháp luật cho phép.

Yêu cầu đồng ý được trình bày phù hợp với từng mục đích. Việc rút lại sự đồng ý không làm ảnh hưởng tính hợp pháp của hoạt động đã thực hiện trước đó và có thể khiến một số dịch vụ không thể tiếp tục.

6. Dữ liệu nhạy cảm

Web Số hạn chế thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Nếu việc xử lý là cần thiết, Web Số áp dụng biện pháp và thủ tục phù hợp. Người dùng không nên tự gửi dữ liệu nhạy cảm qua biểu mẫu, nhóm chat hoặc email thông thường nếu chưa được yêu cầu.

7. Chia sẻ dữ liệu

Dữ liệu có thể được chia sẻ trong phạm vi cần thiết với:

• Nhân sự và bộ phận được phân quyền của Web Số;

• Ngân hàng, đơn vị thanh toán, kế toán và hóa đơn điện tử;

• Nhà đăng ký tên miền, trung tâm dữ liệu, nhà cung cấp Hosting/Email/SSL;

• Nhà cung cấp công cụ hỗ trợ, phân tích, lưu trữ hoặc bảo mật;

• Đối tác tham gia dự án theo thỏa thuận bảo mật;

• Cơ quan nhà nước hoặc chủ thể khác khi có căn cứ pháp lý.

Web Số không bán dữ liệu cá nhân. Nhà cung cấp chỉ được tiếp cận dữ liệu cần thiết và phải tuân thủ nghĩa vụ phù hợp với vai trò của họ.

8. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Một số công cụ, dịch vụ đám mây, phân tích, Email, DNS hoặc nền tảng bên thứ ba có thể xử lý dữ liệu ngoài Việt Nam. Khi phát sinh, Web Số thực hiện biện pháp cần thiết theo pháp luật và lựa chọn nhà cung cấp có cơ chế bảo vệ phù hợp.

9. Thời gian lưu trữ

Dữ liệu được lưu trong thời gian cần thiết cho mục đích xử lý, thời hạn hợp đồng, bảo hành, giải quyết khiếu nại và nghĩa vụ lưu trữ theo pháp luật. Khi không còn cần thiết, dữ liệu được xóa, hủy, ẩn danh hoặc hạn chế xử lý theo quy trình phù hợp.

Thời hạn của dữ liệu trên Hosting, bản sao lưu và hệ thống bên thứ ba còn phụ thuộc gói dịch vụ và chu kỳ sao lưu.

10. Biện pháp bảo vệ

Web Số áp dụng các biện pháp hợp lý như phân quyền, xác thực, quản lý mật khẩu, sao lưu, giám sát, cập nhật bảo mật, giới hạn truy cập và đào tạo nhân sự.

Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Người dùng cần bảo vệ thiết bị, mật khẩu, tài khoản Email và thông báo ngay khi phát hiện truy cập trái phép.

11. Quyền của chủ thể dữ liệu

Trong phạm vi pháp luật, chủ thể dữ liệu có thể yêu cầu được biết, truy cập, chỉnh sửa, rút lại sự đồng ý, hạn chế, phản đối, xóa dữ liệu, cung cấp dữ liệu hoặc thực hiện quyền khác.

Web Số có thể yêu cầu xác minh danh tính và từ chối/giới hạn yêu cầu khi có căn cứ pháp luật, ảnh hưởng quyền của người khác hoặc dữ liệu cần được lưu để thực hiện nghĩa vụ.

12. Cách gửi yêu cầu về dữ liệu

Người dùng gửi yêu cầu tới info@webso.vn, nêu rõ họ tên, thông tin liên hệ, mối quan hệ với Web Số, nội dung yêu cầu và dữ liệu cần xử lý. Web Số phản hồi trong thời hạn phù hợp sau khi xác minh.

13. Cookie và công cụ đo lường

Website có thể dùng cookie cần thiết, đo lường, phân tích hoặc quảng cáo. Người dùng có thể quản lý cookie trong trình duyệt; việc tắt cookie cần thiết có thể ảnh hưởng một số chức năng.

Nếu triển khai cơ chế quản lý đồng ý cookie, lựa chọn của người dùng được ghi nhận theo cấu hình tại thời điểm truy cập.

14. Dữ liệu trẻ em và người cần bảo vệ đặc biệt

Dịch vụ Web Số chủ yếu dành cho tổ chức và người có đủ năng lực giao dịch. Nếu phát hiện dữ liệu trẻ em được thu thập không phù hợp, Web Số sẽ áp dụng biện pháp cần thiết theo pháp luật và yêu cầu của người đại diện hợp pháp.

15. Sự cố dữ liệu

Khi phát hiện sự cố, Web Số thực hiện cô lập, đánh giá, khắc phục, lưu bằng chứng và thông báo cho chủ thể/cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu. Khách hàng phải phối hợp và không tự ý xóa dấu vết khi sự cố đang được điều tra.

16. Liên kết và dịch vụ bên thứ ba

Website có thể chứa liên kết hoặc tích hợp của bên thứ ba. Chính sách này không thay thế chính sách riêng của các bên đó. Người dùng nên đọc điều khoản trước khi cung cấp dữ liệu.

17. Cập nhật chính sách

Chính sách được cập nhật khi dịch vụ hoặc pháp luật thay đổi. Bản mới được công bố trên website và ghi nhận thời điểm cập nhật. Những thay đổi cần sự đồng ý sẽ được thực hiện theo quy định.

18. Thông tin liên hệ

• Công ty TNHH Công Nghệ Web Số

• Mã số thuế: 0311177962

• Địa chỉ: 473/8B Lê Văn Quới, Phường Bình Trị Đông, Thành phố Hồ Chí Minh

• Hotline: 0919 899 357

• Email tiếp nhận: info@webso.vn

• Website: https://webso.vn